作為秘書或者助理的，在工作中經(jīng)常要做會(huì)議的安排與準(zhǔn)備 。其中布置會(huì)議場(chǎng)地時(shí)，應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)的多少。例如，在提供信息的會(huì)議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。河源招聘網(wǎng)：在解決問題的會(huì)議里，假如人數(shù)不多，最理想的安排是讓每一位與會(huì)者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每個(gè)人跟其他人進(jìn)行多項(xiàng)溝通。
選擇會(huì)場(chǎng)時(shí)應(yīng)首先思考以下幾個(gè)問題：
(1)會(huì)議室是否足以容納所有的出席者并且設(shè)備齊全？
(2)會(huì)議室是否有充足的通風(fēng)和照明設(shè)備？
(3)會(huì)議室是否受室外活動(dòng)的干擾？
(4)會(huì)議室的設(shè)施是否能滿足會(huì)議的要求和時(shí)間的長(zhǎng)短？
(5)會(huì)議室地點(diǎn)是否對(duì)所有出席者都方便？
(6)會(huì)議室的費(fèi)用是否可以承受？
(7)會(huì)議室在需要時(shí)是否有空？
會(huì)場(chǎng)選定后，接著布置會(huì)場(chǎng)。會(huì)議的氣氛在一定程度上要靠會(huì)場(chǎng)的布置來(lái)渲染。會(huì)議室應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容來(lái)安排，或莊重肅穆，或鄭重宏大，或熱烈歡快。例如，人民代表大會(huì)的會(huì)場(chǎng)要布置得隆重莊嚴(yán)，慶祝大會(huì)的會(huì)場(chǎng)要布置得喜慶熱烈，紀(jì)念性會(huì)議的會(huì)場(chǎng)要布置得肅穆典雅，業(yè)務(wù)洽談會(huì)、看樣訂貨會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)的會(huì)場(chǎng)要布置得和諧親切。
1．會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)
一般而言，會(huì)場(chǎng)形式依會(huì)場(chǎng)的大小、形狀、會(huì)議的需要、與會(huì)人數(shù)的多少而定，通常呈大方形、圓形、方形等。
(1)圓桌式與方桌式。在圓桌或者方桌的周圍安放椅子，可以讓與會(huì)者互相看得見。領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議成員可以無(wú)拘無(wú)束地自由交談，適合于召開15～20人左右的小型會(huì)議。
(2) 口字形。如果出席會(huì)議的人較多，可以把桌子擺成口字形，內(nèi)側(cè)也可以安排座位。
(3) [和V字形。擺成[字形、V字形時(shí)要注意主席位置，要有黑板或銀幕。就像研討會(huì)使用黑板或幻燈片那樣，讓與會(huì)者不必挪動(dòng)座位就可以看到。
(4)教室型。目前中國(guó)最通行的開中大型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)形式，其特點(diǎn)是容納的人多，有氣勢(shì)，容易布置，容易選擇現(xiàn)成的場(chǎng)地，如禮堂、教室、影劇院均可。在禮堂、會(huì)堂、影劇院等場(chǎng)所召開，主席臺(tái)一般設(shè)在舞臺(tái)上。中型會(huì)議的主席臺(tái)，設(shè)在舞臺(tái)上面或下面均可。小型會(huì)議可以不設(shè)主席臺(tái)。
一般在主席臺(tái)前設(shè)講臺(tái)，用于發(fā)言人講話。主席臺(tái)上可適當(dāng)擺放鮮花。主席臺(tái)背后懸掛會(huì)標(biāo)或旗幟，會(huì)議名稱的標(biāo)語(yǔ)懸掛在主席臺(tái)上方。
2．座次安排
與會(huì)人員的座次應(yīng)統(tǒng)一安排，由于座位有前有后，有正有偏。在排座位時(shí)要妥善安排，照顧，可以采用以下方法排列：
(1)按漢字筆畫排列。也就是按漢字筆畫的多少，從少到多的順序排列。筆畫數(shù)目相同的，按起筆橫、豎、撇、折的順序排列；起筆相同的，再按第二筆順排列，依此類推。如召開全國(guó)性會(huì)議，可按各?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）名稱的筆畫多少排列座次區(qū)域。召開政治協(xié)商會(huì)議、人民代表大會(huì)等，為了體現(xiàn)平等精神，也可以按姓氏筆匭排列座次。
(2)按地理位置排列。例如，召開全省性會(huì)議，可以按統(tǒng)一的市、縣排列質(zhì)序，安排各市、縣人員的座次。
(3)按行業(yè)系統(tǒng)排列。如召開全市性會(huì)議，可以把同一個(gè)系統(tǒng)的單位，集中排列在一起。
證件是出席會(huì)議的證明，是與會(huì)人員身份、資格、權(quán)利、待遇的憑證。代表證、記者證、工作人員證要用不同顏色的字或紙印刷，以作區(qū)別。
