對于檔案館來說，由于檔案盒數(shù)量龐大，因而更希望在起止件號外再編制一個盒號，使上架排列和查找目標(biāo)更為明確。設(shè)置盒號作為可選項(xiàng)目，主要是方便檔案館管理時進(jìn)行檔案盒排架、歸位及統(tǒng)計等工作，這也是《歸檔文件整理規(guī)則》在簡化機(jī)關(guān)檔案室操作的同時，對檔案館管理需要的一種兼顧。
但盒號的作用應(yīng)加以限制，不宜過分?jǐn)U大。比如在機(jī)關(guān)檔案部門，要實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)出后的歸位，依據(jù)起止件號就完全可以做到，而無須再編制盒號，否則會使檔號章的尺寸和項(xiàng)目設(shè)置、歸檔文件目錄的格式、盒號的編制方法等變得復(fù)雜而又繁瑣，且不便于部門整理及隨辦隨歸。《歸檔文件整理規(guī)則》中只在"裝盒"環(huán)節(jié)將盒號作為必備項(xiàng)提出，其他環(huán)節(jié)不予提出正是出于此考慮。這也是許多單位試點(diǎn)后得出的共識。實(shí)際工作中，盒號的使用應(yīng)以同級地方檔案行政管理部門的要求為準(zhǔn)。
